Mit Zeiterfassungssystemen muss sich heutzutage fast jedes Unternehmen irgendwann beschäftigen. Die Zeiterfassung ist dabei nicht nur aus betriebswirtschaftlichen Gründen sinnvoll. Mittlerweile schreibt auch ein entsprechendes Urteil des EuGH die exakte, objektive und verlässliche Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter in Deutschland vor. Zeiterfassungssysteme tragen somit nicht nur zur Steigerung der Effizienz bei, sondern sind ein absolutes Muss.

Inhalt

↓ Definition Zeiterfassungssysteme
↓ So funktionieren Zeiterfassungssysteme
↓ Analoge vs. elektronische Zeiterfassungssysteme
↓ Zeiterfassungssysteme im Vergleich – Software und Apps zur elektronischen Zeiterfassung im Test
↓ Zeiterfassungssysteme als Teile des Workforce Managements
↓ Checkliste: Diese Arten von Zeiterfassungssystemen gibt es
↓ 5 Tipps rund um die Digitalisierung der Personalzeiterfassung
↓ Welche Zeiterfassungssysteme bieten sich für Kleinunternehmen an?
↓ Was macht die mobile Zeiterfassung aus?
↓ Was kosten Zeiterfassungssysteme?
↓ Worum handelt es sich bei der Zeitwirtschaft?

Definition Zeiterfassungssysteme

Ein Zeiterfassungssystem ist ein System, dass der Personalzeiterfassung, kurz PZE, dient. Diese lässt sich als der Teilbereich des Personalwesens beschreiben, die die Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers erfasst. Spezielle Erfassungsgeräte unterschiedlichster Art sorgen für die betreffende Datenerfassung.

So funktionieren Zeiterfassungssysteme

Je nach Erfassungsgerät können Zeiterfassungssysteme sehr unterschiedlich aussehen. Unabhängig vom jeweiligen Ansatz geht es aber immer darum, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter exakt, zuverlässig und objektiv zu erfassen und aufzuzeichnen. Zu diesem Zweck melden sich die Mitarbeiter an z.B. den Terminals der Erfassungsgeräte an und später wieder ab. Auf diese Art und Weise kann die Anwesenheit einzelner Arbeitnehmer im Betrieb aufgezeichnet werden.

Die grundlegende Funktion eines Zeiterfassungssystems besteht somit darin, die Anwesenheit eines Mitarbeiters zu erfassen. Gegebenenfalls kann der Funktionsumfang noch um eine Zugangskontrolle erweitert werden. So wird sichergestellt, dass nur befugte Mitarbeiter Zutritt zu den Räumlichkeiten des Unternehmens erhalten und Fremde nicht unbefugt eintreten können.

Analoge vs. elektronische Zeiterfassungssysteme

Im Bereich der Zeiterfassungssysteme gibt es einige gravierende Unterschiede, insbesondere zwischen analogen und elektronischen Systemen. Früher war es Standard, die Arbeitszeiten analog und somit auf Papier festzuhalten. Heutzutage ist dies zwar noch möglich und in einigen Unternehmen üblich, die Digitalisierung schreitet jedoch unaufhaltsam voran. Dementsprechend sind elektronische Zeiterfassungssysteme auf dem Vormarsch.

Analoge Lösungen zur Zeiterfassung sind oft veraltet, verursachen aber keine hohen Anschaffungskosten. Im Gegenzug ist der Aufwand der Nachbearbeitung sehr hoch. Elektronische Zeiterfassungssysteme sorgen hingegen für eine automatische Integration der Daten in das vorhandene System. Der zeitliche und personelle Aufwand der Nachbearbeitung entfällt somit. Allerdings muss ein solches System zunächst angeschafft und implementiert werden. Auch die regelmäßige Pflege fällt bei einem digitalen System an, denn die Zeitwirtschafts-Software muss unter anderem regelmäßig aktualisiert werden. Hohe Anschaffungskosten und laufende Kosten fallen hier somit an.

Zeiterfassungssysteme im Vergleich – Software und Apps zur elektronischen Zeiterfassung im Test

Angesichts des digitalen Wandels und der Allgegenwärtigkeit moderner IT-Lösungen ist ein elektronisches Zeiterfassungssystem definitiv empfehlenswert. Das kann eine spezielle Software zur Zeiterfassung, aber auch eine Lösung per App sein. Darüber hinaus nutzen einige Unternehmen auch Excel zur Personalzeiterfassung.

Selbst wenn die Zeiterfassung digital erfolgt, existieren teilweise große Unterschiede. Entscheider müssen daher wissen, was sie brauchen und möchten, um das richtige System zu finden. Ein ausführlicher Vergleich sowie der eine oder andere Test sind dann wichtig. All diejenigen, die verschiedene Zeiterfassungssysteme vergleichen möchten, sollten vor allem den folgenden Kriterien Beachtung schenken:

• Bedienkomfort
• Kompatibilität mit vorhandenen Softwarelösungen
• Flexibilität
• Support
• Funktionalität
• Eignung für unterschiedliche Unternehmensgrößen
• Kosten

Zeiterfassungssysteme als Teile des Workforce Managements

Wenn es darum geht, im Personalbereich den Überblick zu behalten, bieten sich Workforce Management Systeme an. Diese setzen auf eine ganzheitliche Betrachtung und umfassen daher neben der Personaleinsatzplanung unter anderem auch die Zeiterfassung oder die Zeitwirtschaft. Ein integriertes Zeiterfassungssystem ist daher Teil einer professionellen Komplettlösung.

Die Integration der Zeiterfassung in das Workforce Management erhöht zwar die Komplexität des gesamten Systems, hat aber trotzdem viele Vorteile. So findet innerhalb des Systems ein einfacher Datenaustausch statt. Darüber hinaus ist die Handhabung sehr komfortabel, da ein einheitliches System zur Verfügung steht.

Checkliste: Diese Arten von Zeiterfassungssystemen gibt es

Wer Zeiterfassungssysteme vergleichen möchte, stößt auf unterschiedlichste Konzepte. Apps und Software sowie teils sehr unterschiedliche Systeme sind hier gleichermaßen vertreten. Aus diesem Grund ist ein Vergleich unerlässlich. Die folgende Checkliste liefert eine entsprechende Übersicht über die unterschiedlichen Varianten von Zeiterfassungssystemen:

• Zeiterfassung per Stempeluhr-App
• Zeiterfassung mit stationärem RFID-Chip-Transponder-Terminal und Zeiterfassungssoftware
• Zeiterfassung per Fingerabdruck alternativ oder ergänzend zum RFID-Chip
• analoge Stempeluhr
• analoge Stundenzettel
• manuelle Eintragungen in Excel

5 Tipps rund um die Digitalisierung der Personalzeiterfassung

Die Personalzeiterfassung gehört zu den wichtigen Aufgaben des Personalwesens und kann einen wesentlichen Beitrag zu einem Workforce Management leisten. Analoge und manuelle Ansätze sind nach wie vor in einigen Betrieben vertreten, werden aber immer mehr durch die elektronische Zeiterfassung ersetzt. Die Digitalisierung läutet ein neues Zeitalter ein, geht zunächst jedoch mit einigen Herausforderungen einher. Die folgenden Tipps können helfen, die Digitalisierung der Personalzeiterfassung erfolgreich zu meistern:

• Testen Sie verschiedene Zeiterfassungssysteme, um eine Wahl auf der Grundlage eigener Erfahrungen treffen zu können!
• Nutzen Sie ein Workforce Management System, das die elektronische Personalzeiterfassung integriert!
• Konfigurieren Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt!
• Achten Sie im Rahmen der Zeiterfassung auf den Datenschutz!
• Bringen Sie das digitale System zur Zeiterfassung Ihren Mitarbeitern näher und führen Sie gegebenenfalls Schulungen durch, damit das System korrekt bedient wird!

Welche Zeiterfassungssysteme bieten sich für Kleinunternehmen an?

Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern brauchen zwar auch eine funktionierende Personalzeiterfassung, nehmen aber verständlicherweise oft von komplexen und teuren Konzepten Abstand. Welche Zeiterfassungssysteme kommen für kleine Unternehmen in Betracht? Eine Möglichkeit ist die altbewährte Stechuhr oder der klassische Stundenzettel. Die Arbeitszeiten können auch per Excel erfasst werden. Online stehen entsprechende Vorlagen zum Download bereit. Wenn eine elektronische bzw. digitale Lösung gewünscht ist, bietet sich eine spezielle Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe an. Entsprechende Software-Lösungen gibt es mit App-Anbindung, sodass die Anschaffung eines (Hardware-) Erfassungsgeräts nicht erforderlich ist. Ansonsten sind digitale Stempeluhren mit biometrischem System eine interessante Option.

Was macht die mobile Zeiterfassung aus?

Bei der mobilen Zeiterfassung werden mobile Geräte wie Smartphones und Tablets verwendet, um die Arbeitszeit von Mitarbeitern aufzuzeichnen. Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter immer genau zu erfassen, zu überwachen und zu verwalten. Die Arbeitszeiterfassung kann dabei von jedem Ort aus erledigt werden, sei es im Büro, zu Hause oder bei Außendiensteinsätzen. Die mobile Zeiterfassung bietet damit ein hohes Maß an Flexibilität für die Mitarbeiter.

Was kosten Zeiterfassungssysteme?

Digitale Lösungen für Zeiterfassung bieten viel Komfort und ein hohes Maß an Automatisierung. Dass diese Vorzüge ihren Preis haben, bleibt nicht aus. Je nach System und Anforderungen können die Kosten allerdings stark variieren. Angesichts der Effizienzsteigerung, für die die Zeiterfassung in Verbindung mit einer professionellen Software zur Personaleinsatzplanung sorgen kann, macht sich eine solche Investition im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt.

Worum handelt es sich bei der Zeitwirtschaft?

Wenn es um die Zeiterfassung geht, ist typischerweise auch von der Zeitwirtschaft die Rede. Diese lässt sich als der Teilbereich des Personalwesens beschreiben, der sich mit der Erfassung, Organisation, Analyse und Verwaltung der Zeitdaten der Mitarbeiter beschäftigt. In Anbetracht der Tatsache, dass die Mitarbeiter wichtiges Kapital für jedes Unternehmen darstellen, hat die Zeitwirtschaft einen hohen Stellenwert.

Zusammenfassung

Zeiterfassungssysteme sind eine wesentliche Säule des Workforce Managements. Betriebswirtschaftliche Aspekte müssen dabei genauso berücksichtigt werden, wie rechtliche Anforderungen (z.B. das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassungspflicht). Es ist also wichtig, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zuverlässig und korrekt zu erfassen.

Egal, ob die Arbeitszeiten von 200 oder 200.000 Mitarbeitern erfasst und verarbeitet werden soll: Mit plano bieten wir Ihnen die optimale Zeiterfassung für Ihre Anforderungen. Die Zeiterfassung ist einfach und intuitiv in der Bedienung und bringt Erleichterung in das gesamte Thema Arbeitszeiterfassung. Davon profitieren sowohl Ihre Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeitwünsche einbringen können, als auch Vorgesetzte und das Unternehmen selbst – Für ein modernes und flexibles Arbeiten.

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