Eine moderne und intelligente Workforce Management (WFM) Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Personaleinsatzplanung flexibel an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Denn: Nicht nur der Handel ist von Schwankungen wie z.B. saisonaler Art betroffen, auch nahezu jede andere Branche muss auf sich verändernde Umstände reagieren. Nur wer seinen Personaleinsatz optimiert und an seinen tatsächlichen Bedarf anpasst schafft es, Leerlaufzeiten oder kostspielige Überstunden zu vermeiden und optimal zu wirtschaften.

Inhalt

↓ Definition: Was ist Workforce Management?
↓ Was sind die Elemente eines Workforce Management Systems?
↓ Welche Rolle spielt Workforce Management im Unternehmen?
↓ Ziele des Workforce Managements
↓ Welche Vorteile hat eine Workforce Management Software?
↓ 5 Tipps rund um Workforce Management Software
↓ Warum ist ein angepasstes Workforce Management so wichtig?
↓ Worauf muss beim Workforce Management geachtet werden?

Definition: Was ist Workforce Management?

Unter Workforce Management (WFM) versteht man die Optimierung und effiziente Verwaltung der Arbeitskraft bzw. der Mitarbeiter eines Unternehmens. Workforce Management sorgt dabei in erster Linie dafür, dass zu jeder Zeit die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort im Einsatz sind, um die betrieblichen Vorgaben und Anforderungen zu gewährleisten.

Kennzeichnend für ein Workforce Management System ist der ganzheitliche Ansatz. Der gesamte Prozess rund um die Verwaltung und Optimierung des Personals wird somit als Ganzes betrachtet und verfolgt immer auch einen unternehmensweiten strategischen Ansatz, der die vorhandenen Kapazitäten ebenso wie den vorhandenen Bedarf berücksichtigt.

Was sind die Elemente eines Workforce Management Systems?

Ein ganzheitliches Workforce Management ist weitaus mehr als nur die Personaleinsatzplanung. Die zugrundeliegende Strategie umfasst sehr viel mehr und basiert auf einem mehrstufigen Konzept. Die folgenden Aktivitäten und Prozesse sind die wichtigsten Bestandteile eines Workforce Management Systems:

• Personalbedarfsermittlung
• Personalstrukturoptimierung
• Kapazitätsplanung
• Personaleinsatzplanung
• Zeiterfassung
• Zeitwirtschaft
• Personalsteuerung
• Controlling

Welche Rolle spielt Workforce Management im Unternehmen?

Workforce Management spielt in Unternehmen eine entscheidende Rolle, weil es dabei hilft, die unternehmerische Arbeitskraft effizient zu verwalten und die vorhandenen Mitarbeiterressourcen optimal zu nutzen. WFM unterstützt dabei nicht nur bei der optimalen Planung von Schichten, Pausen und Tätigkeiten entsprechend des Bedarfs, es hilft durch die Kontrolle und Optimierung der Arbeitszeiten auch dabei, unnötige Personalkosten zu minimieren. Gleichzeitig sorgt es für die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften, gesetzlichen Regelungen und Tarifverträgen und schafft durch moderne Formen der Mitarbeiterbeteiligung mehr Zufriedenheit in der Belegschaft.

Die Komplexität von WFM zeigt dabei, wie eng entsprechende Systeme mit unterschiedlichen Unternehmensbereichen verbunden sind. An erster Stelle steht in diesem Zusammenhang natürlich das Personalwesen, aber auch das Skillmanagement oder das Controlling sind Unternehmensbereiche, die mit Workforce Management in Kontakt kommen. Entscheidungen und Maßnahmen, die mit Workforce Management in Zusammenhang stehen, haben immer Auswirkungen auf verschiedene betriebliche Prozesse. Aus diesem Grund ist ein ganzheitlicher Ansatz wichtig und richtig. Ein modernes und intelligentes Workforce Management betrachtet immer die gesamte unternehmerische Struktur und gliedert sich nahtlos in die angrenzenden Prozesse des Unternehmens ein.

Ziele des Workforce Managements

Das oberste Ziel von Workforce Management ist es, die vorhandenen Personalkapazitäten bestmöglich einzusetzen. Die personellen Kapazitäten müssen dabei mit dem Arbeitsaufkommen in Einklang gebracht werden, um die geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen. Gleichzeitig legt das WFM großen Wert auf Agilität und Flexibilität, um im Bedarfsfall bei z.B. plötzlichen Nachfrageschwankungen oder personellem Ausfall umgehend reagieren zu können.

Das Ziel von WFM ist daher die absolute Synchronität von Arbeitsaufwand und Personalkapazitäten. Ein modernes Workforce Management schafft es, den erwarteten Personalbedarf präzise zu prognostizieren und die vorhandenen Personalkapazitäten bestmöglich auf die einzelnen Dienste und Tätigkeiten zu verteilen. Mit Hilfe von KI-Technologien automatisiert, gerecht für die Mitarbeiter und mit einem nahezu perfekten Ergebnis.

Welche Vorteile hat eine Workforce Management Software?

Der Einsatz eines professionellen Workforce Management Systems bietet für Unternehmen enorm viele Vorteile. Insbesondere größere Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern und komplexen Strukturen kommen irgendwann um ein professionelles Workforce Management System nicht herum, wenn sie weiterhin wettbewerbsfähig bleiben wollen. Die folgenden Vorteile sind diesbezüglich überzeugende Argumente:

• Flexibilität im Bedarfsfall: Mit einem WFM System können Sie schnell reagieren und nachsteuern, wenn sich die Anforderungen im Unternehmen plötzlich ändern, sei es durch z.B. saisonale Schwankungen oder neue Trends am Markt.
• Kontrolle der Kosten: Mit WFM planen und überwachen Sie Arbeitszeiten und Personalkosten. Überflüssige Kosten durch z.B. unnötige Überstunden werden vermieden.
• Steigerung der Produktivität: WFM ordnet die Arbeitskräfte, Dienste und Aufgaben effizienter zu. Dadurch werden u.a. Leerlaufzeiten reduziert und die Produktivität erhöht.
• Prognose des Personalbedarfs: Mit einem passenden Workforce Management kann der Bedarf an zukünftig benötigten Arbeitskräften vorhergesagt werden. So steht immer die richtige Anzahl Mitarbeiter zur Verfügung und Engpässe und Unterbeschäftigung werden vermieden.
• Minderung der Fluktuationsrate: Mit WFM können u.a. Präferenzen der Mitarbeiter bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. Mitarbeiter können selbstbestimmt an der Planung mitwirken, was für mehr Zufriedenheit sorgt und zur Bindung beiträgt.
• höhere Arbeitgeberattraktivität: Die Berücksichtigung von den Arbeitszeitwünschen der Mitarbeiter und eine automatisierte faire Verteilung der Schichten und Aufgaben tragen positiv zur Attraktivität als Arbeitgeber bei.
• höhere Kundenzufriedenheit: Die vorhandenen Personalressourcen werden schonend und gerecht eingesetzt. Das führt dazu, dass Überlastungen vermieden werden und dennoch immer ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um den Arbeitsanfall zu bewältigen. li>

5 Tipps rund um Workforce Management Software

Workforce Management ist ein unternehmensweites Thema, das Einsatzbereitschaft und Interesse erfordert – und die richtige und passende Softwarelösung. Spezielle Workforce Management Software kann die Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und alle anderen Komponenten des WFM vereinfachen und optimieren. Beachten Sie die folgenden fünf kurzen Tipps:

• Vergleichen Sie verschiedene WFM-Softwarelösungen
• Setzen Sie auf Mitarbeiterschulungen, um das Potenzial der WFM-Software ausschöpfen zu können
• Achten Sie darauf, dass der Funktionsumfang zu Ihren Anforderungen passt
• Binden Sie die WFM-Software in die betrieblichen Prozesse ein
• Denken Sie über den Einsatz einer individuellen Softwarelösung für das Workforce Management nach

Warum ist ein angepasstes Workforce Management so wichtig?

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Es gibt zwar branchenspezifische Gemeinsamkeiten, individuelle Anforderungen existieren trotzdem. Die beste Lösung ist eine Workforce Management Software, die alle unternehmerischen Anforderungen abbildet und für eine Optimierung verschiedener Prozesse sorg. Moderne WFM-Systeme bringen einen Großteil an Funktionalitäten im Rahmen einer Standard-Lösung mit. Zusätzlich bieten einige bewährte WFM-Anbieter die Möglichkeit, die Software nach den spezifischen Vorgaben und Regelungen des Unternehmens anzupassen.

Worauf muss beim Workforce Management geachtet werden?

In Zusammenhang mit dem Workforce Management geht es in erster Linie um die Planung und Optimierung des Personaleinsatzes. Auf diese Art und Weise sollen die Prozesse vereinfacht und die Effizienz gesteigert werden. Die Personalverantwortlichen müssen darüber hinaus auch verschiedene Vorschriften berücksichtigen. Dabei handelt es sich um:

• Arbeitszeitgesetz
• Mindestlohngesetz
• Teilzeit- und Befristungsgesetz
• Betriebsverfassungsgesetz

Zusammenfassung

Die Ermittlung des gegenwärtigen Personalbedarfs ist ebenso wie die Prognose des künftigen Personalbedarfs ein wesentlicher Aspekt des Workforce Managements. Die Planung der Kapazitäten, die Analyse der Arbeitszeiten, das Controlling, die Personaleinsatzplanung und das Arbeitszeitmanagement sind die Säulen des ganzheitlichen WFM. Mithilfe entsprechender Software lassen sich nicht nur Dienstpläne und Schichtpläne erstellen, sondern die gesamte Personalplanung optimieren.

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