Die Personaleinsatzplanung ist eine der zentralen Aufgaben des Personalwesens. Vor allem ab einer gewissen Unternehmensgröße kann die manuelle Einsatzplanung sehr herausfordernd sein. Spezielle Softwarelösungen schaffen hier Abhilfe und unterstützen die Personaleinsatzplanung, sodass sie effizient und professionell abgewickelt werden kann. Insbesondere individualisierte Tools können die betrieblichen Prozesse sehr unterstützen. Zunächst ist aber eine intensive Auseinandersetzung mit den technischen Möglichkeiten der digitalen Einsatzplanung nötig. Möglich sind hier z.B. Excel-Vorlagen zum Download, professionelle Software, mobile Apps oder andere vielfältige Tools.

Inhalt

↓ Definition Personaleinsatzplanung mit Excel, Tools und Apps
↓ Wie kann Excel die Personaleinsatzplanung unterstützen?
↓ Apps & Tools zur Personaleinsatzplanung – das sind mögliche Softwarelösungen in der Personaleinsatzplanung
↓ Diese Aufgaben und Funktionen haben Tools in der Personaleinsatzplanung
↓ Das sind die Vorteile von Software zur Personaleinsatzplanung
↓ So funktioniert die Einsatzplanung per App
↓ Checkliste: Darauf kommt es bei Software für die Personaleinsatzplanung an
↓ 5 Tipps rund um den Einsatz von Tools im Bereich der Personaleinsatzplanung
↓ Welche Vorteile bietet maßgeschneiderte Software zur Personaleinsatzplanung?
↓ Wann bietet sich der Einsatz von speziellen Softwarelösungen zur Planung des Personaleinsatzes an?
↓ Wo findet sich ein Überblick über Apps und Tools zur Personaleinsatzplanung?

Definition Personaleinsatzplanung mit Excel, Tools und Apps

In der Personaleinsatzplanung geht es darum, die Mitarbeitenden des Unternehmens entsprechend ihrer Kompetenzen auf die richtigen Positionen zu verteilen. Die Personaleinsatzplanung umfasst die Analyse von Personalbedarf, Arbeitslasten, Arbeitszeitvorschriften, Präferenzen der Mitarbeiter und viele weitere Faktoren, die einen optimierten Personaleinsatz gewährleisten. Neben z.B. der Zeitwirtschaft, der Zeiterfassung oder dem Skillmanagement ist die Personaleinsatzplanung ein wichtiger Teil des Workforce Managements.

Die Einsatzplanung ist eine komplexe Aufgabe, die für den Erfolg des Unternehmens von großer Bedeutung ist. Ebenso logisch ist es heutzutage aber auch, moderne IT-Technik einzusetzen. Excel, Tools und Apps stehen hier gleichermaßen zur Auswahl. Mit passender Software lassen sich die Erstellung von Dienst- und Schichtplänen sowie das gesamte Zeitmanagement automatisieren. Mit einem passenden Excel-Download lassen sich viele Prozesse bereits erheblich vereinfachen, oft ist jedoch eine professionelle Software im Rahmen eines ganzheitlichen Workforce Managements empfehlenswert und nötig. Nur mit einer solchen IT-Lösung lässt sich die Einsatzplanung automatisieren und optimieren.

Wie kann Excel die Personaleinsatzplanung unterstützen?

Excel ist zwar keine spezielle PEP-Software, kann die Planung des Personaleinsatzes aber dennoch unterstützen. Insbesondere kleine Unternehmen kommen damit gut zurecht und profitieren daher sehr vom Download einer entsprechenden Excel-Vorlage.

Apps & Tools zur Personaleinsatzplanung – das sind mögliche Softwarelösungen in der Personaleinsatzplanung

Durch den digitalen Wandel setzten mittlerweile viele Unternehmen auf digitale Softwarelösungen für die Einsatzplanung, die Zeitwirtschaft oder Zeiterfassung. Moderne IT-Lösungen sorgen für eine nachhaltige Steigerung der Effizienz, was dem Unternehmen zugutekommt. Was ist aber eine moderne Softwarelösung für die Personaleinsatzplanung? Welche Möglichkeiten gibt es, die Personaleinsatzplanung im Unternehmen digital zu erledigen? Nachfolgend findet sich zur besseren Orientierung eine kleine Übersicht:

• Excel
  Excel aus dem Hause Microsoft kann vielfältig eingesetzt werden. Unter anderem lassen sich damit auch Dienstpläne und Schichtpläne erstellen. Besonders einfach und bequem ist das mithilfe spezieller Excel-Vorlagen, die vielfach zum Download bereitstehen. Nach ein paar Eintragungen kann so die Einsatzplanung erfolgen. Excel kann somit durchaus als Dienstplan-Software zum Einsatz kommen. Möglich ist das jedoch in der Regel nur für kleine Unternehmen mit einfachen Strukturen. Ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl und komplexen Anforderungen, die in die Planung einfließen müssen, ist die Einsatzplanung mit Excel nicht mehr zu empfehlen.
• Apps
  Moderne Apps bringen die Personalplanung auf das Tablet oder Smartphone. Mobile Geräte sind aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken und können auch für Tätigkeiten rund um die Arbeitszeit genutzt werden. So gibt es z.B. Apps, mit denen Mitarbeiter in die Personaleinsatzplanung integriert werden können. Sie können ihre Dienstpläne einsehen, Anträge erstellen und auch die Zeiterfassung bequem per Smartphone erledigen.
• Tools
  In Zusammenhang mit professioneller Personaleinsatzplanungs-Software ist vielfach auch von Tools die Rede. Die betreffenden Softwarelösungen werden als Werkzeuge zur Automatisierung und Optimierung der Personalplanung verstanden und dementsprechend bezeichnet. Dabei kann es sich um Online-Tools oder auch fest installierte Softwarelösungen handeln.

Diese Aufgaben und Funktionen haben Tools in der Personaleinsatzplanung

Unabhängig davon, ob Apps, Excel oder klassische Softwarelösungen zum Einsatz kommen: Es geht immer darum, die Personalplanung mit modernen Tools der IT zu unterstützen. Je nach Software kann der Funktionsumfang allerdings variieren, weshalb die Auswahl des richtigen Tools das A und O ist. Speziell für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und komplexen Anforderungen bietet sich eine Software an, die an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. Trotz aller Unterschiede lassen sich die wesentlichen Funktionen von Tools in der Einsatzplanung folgendermaßen zusammenfassen:

• Erstellung von Dienstplänen
• Planung von Schichtplänen
• Unterstützung der Zeiterfassung
• Optimierung des Personaleinsatzes
• Verwaltung von Schichtwechseln
• Organisation von Urlaubsanfragen und -genehmigungen

Das sind die Vorteile von Software zur Personaleinsatzplanung

Viele Unternehmen setzen mittlerweile Personalplanungs-Software ein, weil sie die Vorteile moderner Technik längst erkannt haben. Ganzheitliche Systeme bietet einen enormen Mehrwert, weil sie wichtige Prozesse digitalisieren und vereinfachen. Das spart Zeit und Kosten und erhöht die Effizienz des Unternehmens. Wichtig, um langfristig am Markt zu bestehen und weiter konkurrenzfähig zu bleiben. Vor allem im Bereich der Einsatzplanung können sich passende Softwarelösungen bewähren. Sie bieten eine ganze Reihe von Vorteilen:

• hohes Maß an Automatisierung
• einfache Handhabung
• Steigerung der Effizienz
• Flexibilität bei Änderungen des Personalbedarfs
• gemeinsamer Zugriff auf die Pläne
• Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften
• Bessere Kundenservice-Qualität
• Planbarkeit und Transparenz

So funktioniert die Einsatzplanung per App

Tools aus dem Bereich der Einsatzplanung sind in der Regel entweder Excel-Dateien oder moderne Software Lösungen. In beiden Fällen werden dafür meistens klassische Desktop-PCs oder Laptops genutzt, an denen komfortabel gearbeitet werden kann. Mittlerweile werden aber auch mobile Geräte durch Apps oft in den Prozess eingebunden. Die gesamte Einsatzplanung am Handy zu erledigen, ist aber oft nicht möglich. Gerade dann nicht, wenn komplexe Planungsanforderungen ins Spiel kommen und viele Mitarbeiter zu planen sind. Viele Softwarelösungen bieten aber eine eigene App an, die einen mobilen Zugriff auf die Pläne ermöglicht. So können z.B. Mitarbeiter mit dem Handy ihre Dienstpläne einsehen oder Anträge stellen, die ebenfalls digital genehmigt werden können. Die Flexibilität mobiler Geräte kommt der modernen Einsatzplanung damit auf jeden Fall zugute.

Checkliste: Darauf kommt es bei Software für die Personaleinsatzplanung an

Wer seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer Software für Personalplanung gezielt einsetzen will, sollten die verschiedenen Angebote vergleichen. Teilweise bestehen erhebliche Unterschiede, weshalb die Wahl eines Tools große Auswirkungen haben kann. Wer sich fragt, nach welchen Kriterien die Auswahl erfolgen sollte, erfährt anhand der folgenden Checkliste, worauf es beim Vergleich von Personaleinsatzplanungs-Software ankommt:

• Sicherheit
• Employee Self Service-Möglichkeiten
• Bedienkomfort
• Funktionsumfang
• Kompatibilität mit mobilen Lösungen
• Support
• Preis

5 Tipps rund um den Einsatz von Tools im Bereich der Personaleinsatzplanung

Dass der Einsatz eines Tools zur Erfassung der Arbeitszeiten sowie zur Erstellung von Dienstplänen sehr sinnvoll ist, steht außer Frage. Man sollte die Lösungen vergleichen und wissen, wie man adäquat mit dem Tool umgehen muss. Die folgenden Tipps können in diesem Zusammenhang eine große Hilfe sein:

• Hinterfragen Sie, ob das Tool der Mitarbeiterzahl Ihres Unternehmens gewachsen ist!
• Stellen Sie sicher, dass die PEP-Software mit mehreren Standorten zurechtkommt, sofern Ihr Unternehmen an mehreren Orten vertreten ist!
• Bevorzugen Sie ein PEP-Tool, das auch die Zeiterfassung und Zeitwirtschaft unterstützt!
• Fassen Sie eine branchenspezifische Softwarelösung ins Auge, die den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird!
• Denken Sie über eine individualisierbare PEP-Softwarelösung nach!

Welche Vorteile bietet maßgeschneiderte Software zur Personaleinsatzplanung?

Im Bereich der PEP-Tools unterscheidet man zwischen allgemeinen und branchenspezifischen Lösungen. Branchenspezifische Lösungen gehen auf die besonderen Anforderungen der Branche ein, bieten aber nicht automatisch maßgeschneiderten Lösungen. Das kann nur individualisierbare Software bieten, die speziell an die Bedürfnisse und Anforderungen des betreffenden Unternehmens angepasst wird. Daraus ergibt sich zwar ein höherer Aufwand, aber auch wesentlich mehr Flexibilität. Die betrieblichen Prozesse werden damit perfekt unterstützt.

Wann bietet sich der Einsatz von speziellen Softwarelösungen zur Planung des Personaleinsatzes an?

Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden können oft auf eine professionelle PEP-Software verzichten. Dabei müssen sie die Einsatzplanung keineswegs manuell vornehmen, sondern können beispielsweise auf Excel als Tool zurückgreifen. Bei größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden an mitunter mehreren Standorten wird die Einsatzplanung dahingegen wesentlich komplexer. Hier ist ein professionelles PEP-Tool nötig.

Wo findet sich ein Überblick über Apps und Tools zur Personaleinsatzplanung?

Wer im betrieblichen Umfeld Tools, Apps oder andere Softwarelösungen einsetzen möchte, kann sich an renommierte Anbieter wie SAP oder DATEV wenden. Alternativ bietet sich eine eigene Online-Recherche an, die mit einem ausführlichen Vergleich verbunden werden kann. Oft ergibt sich auch die Gelegenheit, das eine oder andere PEP-Tool zu testen.

Zusammenfassung

Die Organisation und Planung des Personaleinsatzes ist eine komplexe Aufgabe des Personalwesens. Excel-Vorlagen zum Download, Apps für Smartphone und Tablet oder Softwaretools unterstützen diesen Prozess und sorgen für eine Digitalisierung des Workforce Managements.

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→ Personaleinsatzplanung von plano