Aus früheren Zeiten kennen viele Menschen noch die Stechuhr, die mittlerweile größtenteils ausgedient hat. Dadurch ist die Arbeitszeiterfassung in den Hintergrund gerückt, obwohl sie nach wie vor relevant ist. Einerseits ist die Arbeitszeiterfassung aus betriebswirtschaftlicher Sicht von Bedeutung, andererseits hat ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs, das sogenannte Stechuhr-Urteil, für Aufsehen gesorgt.

Inhalt

↓ Definition Zeiterfassungspflicht
↓ EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassungspflicht – Vorgaben für digitale und analoge Zeiterfassung
↓ Das BAG-Urteil zur Zeiterfassung
↓ Die Übergangsfristen für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems
↓ Die Zeiterfassungspflicht im Home Office
↓ Checkliste: Diese Auswirkungen hat das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
↓ 5 Tipps für die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht
↓ Was muss in Bezug auf den Datenschutz in Zusammenhang mit der Zeiterfassungspflicht beachtet werden?
↓ Welche Unternehmen sind von der Zeiterfassungspflicht betroffen?
↓ Was passiert, wenn Unternehmen die Zeiterfassungspflicht nicht erfüllen?
↓ Welche Zeiterfassungssysteme bieten sich zur Erfüllung der Pflicht an?

Definition Zeiterfassungspflicht

Der Begriff Zeiterfassungspflicht beschreibt die Verpflichtung von Arbeitgebern, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Diese Pflicht kann je nach Land vom Gesetzgeber vorgeschrieben sein, um die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften, Arbeitszeitgesetzen und tariflichen Vereinbarungen zu gewährleisten. Die Zeiterfassungspflicht dient dabei in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmerrechte und der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben.

EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassungspflicht – Vorgaben für digitale und analoge Zeiterfassung

Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung vom Mai 2019, das auch als Stechuhr-Urteil bezeichnet wird, besagt, dass alle Unternehmen ein Erfassungssystem für die Arbeitszeit etablieren müssen. Der Europäische Gerichtshof hat somit eine EU-weite Zeiterfassungspflicht definiert, der alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe nachkommen müssen. Dabei muss der Beginn, die Dauer und das Ende und somit die täglich effektiv geleistete Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden. Die Zeiterfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich erfolgen.

Das BAG-Urteil zur Zeiterfassung

Der Europäische Gerichtshof hat in seinem Stechuhr-Urteil eine EU-weite Arbeitszeiterfassungspflicht eingeführt. Auf nationaler Ebene gab es dahingegen lange keine einheitlichen Regelungen. Das hat sich erst durch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts im Jahr 2022 geändert. Das BAG-Urteil ist die Bestätigung des EuGH-Urteils und dient als Grundsatzurteil zur Arbeitszeiterfassung. Demnach besteht eine grundsätzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit in Deutschland.

Die Übergangsfristen für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems

Nachdem das EuGH-Urteil zunächst keine Folgen in Deutschland hatte, nimmt das nationale Urteil des Bundesarbeitsgerichts nun die Unternehmen in die Pflicht. Arbeitgeber müssen ein elektronisches System zur Zeiterfassung einführen. Allerdings räumt der Gesetzgeber den Unternehmen in Abhängigkeit von ihrer jeweiligen Größe eine Übergangsfrist ein. Für die Umstellung von einer analogen Zeiterfassung auf ein digitales System gelten die folgenden Fristen:

• höchstens 10 Mitarbeitende – Zeiterfassung in Papierform bleibt weiterhin möglich
• weniger als 50 Mitarbeitende – 5 Jahre
• weniger als 250 Mitarbeitende – 2 Jahre
• ab 250 Mitarbeitende – 1 Jahr

Die Zeiterfassungspflicht im Home Office

Klassische Zeiterfassungssysteme zeichnen die Anwesenheit der Mitarbeitenden im Betrieb auf. Das Home Office ist dabei ein Sonderfall. Die Mitarbeitenden sind dabei nicht im Betrieb vor Ort, sondern erledigen ihre Arbeit von Zuhause aus. Hier kann die Erfassung der Arbeitszeit eine Herausforderung sein, schließlich gibt es keine Anwesenheit vor Ort, die sich einfach überprüfen lässt. Stattdessen sind digitale Zeiterfassungssysteme gefragt, die auf die digitale Arbeit im Home Office abgestimmt sind. Auf diese Art und Weise lässt sich die Arbeitszeiterfassungspflicht auch für Mitarbeitende im Home Office umsetzen.

Checkliste: Diese Auswirkungen hat das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs hat für eine EU-weite Arbeitszeiterfassungspflicht gesorgt. Das Urteil hat allerdings noch weitere Folgen, die oft vergessen werden. Die folgende Checkliste kann das verhindern und macht deutlich, wie sich das Urteil auf die Arbeitszeiterfassung in den Mitgliedsstaaten der EU auswirkt:

• Die Informationen aus der Zeiterfassung müssen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Die Protokolle der Zeiterfassung müssen für die Mitarbeitenden und die Gewerkschaften zugänglich sein.
• Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen täglich erfasst werden.
• Arbeitgeber können die Arbeitszeiterfassung an die Mitarbeitenden delegieren.
• Die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz sind auch bei der Arbeitszeiterfassung einzuhalten.

5 Tipps für die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht

Vor der aktuellen Rechtsprechung zur Zeiterfassungspflicht waren Unternehmen in Deutschland nur in bestimmten Fällen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Nun besteht allerdings Handlungsbedarf, schließlich gilt die Zeiterfassungspflicht für alle Unternehmen in der Europäischen Union. Unternehmen, die nun diese Herausforderung meistern müssen, erhalten im Folgenden fünf wertvolle Tipps:

• Beachten Sie, dass die Zeiterfassungspflicht für alle Unternehmen gilt!
• Informieren Sie sich, ob eine analoge Arbeitszeiterfassung in Ihrem Betrieb ausreicht!
• Befassen Sie sich mit den Fristen zur Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme!
• Integrieren Sie die Zeitwirtschaft in Ihr Workforce Management!
• Verwenden Sie eine professionelle Software zur elektronischen Zeiterfassung!

Was muss in Bezug auf den Datenschutz in Zusammenhang mit der Zeiterfassungspflicht beachtet werden?

In Zusammenhang mit der Personalzeiterfassung werden regelmäßig Bedenken in Sachen Datenschutz laut. Strenge Datenschutzbestimmungen sind heute allgegenwärtig und sorgen zum Teil für Verunsicherungen. Dass bei der Erfassung der Arbeitszeiten Informationen erfasst und gespeichert werden, liegt allerdings in der Natur der Sache und ist absolut unvermeidbar. Daher ist es wichtig, dass der Datenschutz ernst genommen wird. Einerseits ist es wichtig, dass die Software höchste Standards erfüllt, andererseits muss auch ein adäquater Umgang mit dem System auf betrieblicher Ebene erfolgen. Gegebenenfalls können Schulungen für den Datenschutz im Kontext der Zeiterfassung sensibilisieren.

Welche Unternehmen sind von der Zeiterfassungspflicht betroffen?

Aus dem EuGH-Urteil ergibt sich eine Zeiterfassungspflicht, die für alle Branchen gilt. Ausnahmen für einzelne Branchen sind nicht vorgesehen. Das gilt auch für das BAG-Urteil, das die Zeiterfassungspflicht bestätigt hat. Dementsprechend sind alle Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen.

Was passiert, wenn Unternehmen die Zeiterfassungspflicht nicht erfüllen?

Unternehmen, die aus Unwissenheit oder Ignoranz die Zeiterfassungspflicht nicht erfüllen, müssen mit Konsequenzen rechnen. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz können empfindliche Strafen nach sich ziehen. Bußgelder in bis zu fünfstelliger Höhe sind möglich. Gegebenenfalls kann das Ganze auch als Straftat eingestuft werden und somit strafrechtlich verfolgt werden. Unternehmerinnen und Unternehmer müssen die Zeiterfassungspflicht daher sehr ernst nehmen und sollten sich keine Nachlässigkeiten erlauben.

Welche Zeiterfassungssysteme bieten sich zur Erfüllung der Pflicht an?

Die aktuellen Urteile zur Zeiterfassungspflicht schreiben kein besonderes System zur Zeiterfassung vor. Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden können also analog oder auch mit einem digitalen Zeiterfassungssystem erfasst werden. Die digitale Lösung ist dabei nicht nur zeitgemäßer, sondern bietet sowohl für das Unternehmen, als auch die Mitarbeiter viele Vorteile. Die Arbeitszeiterfassung kann damit nämlich leicht an die Mitarbeiter selbst delegiert werden und HR-Abteilungen entlasten. Mitarbeiter stempeln ihre Kommen- und Gehen-Zeiten sowie Pausen, Dienstgänge oder ähnliches ganz simpel mittels PC, Terminal oder auch mobil per Handy selbst, was zu einer Optimierung der Personalprozesse führt. Gibt es ein solches Mitarbeiterportal auch noch als mobile Variante, können sämtliche Vorteile auch unterwegs genutzt werden.

Zusammenfassung

Der Einsatz von Zeiterfassungssystemen ist nicht nur mittlerweile Pflicht, sondern lohnt sich – insbesondere digital. Mit einem modernen Tool profitieren dabei sowohl Unternehmen, aber auch die Mitarbeitenden. Unternehmen können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden kontrollieren, analysieren und rechtssicher dokumentieren. Gleichzeitig wird er dabei unterstützt, seiner Verantwortung – der Einhaltung der Arbeitszeitgesetzte – nachzukommen. Das reduziert Belastungen auf Seiten der Arbeitnehmer, Druck durch dauernde Erreichbarkeit und im schlimmsten Fall gesundheitliche Einschränkungen. Die systematische Erfassung der Arbeitszeiten schafft eine Transparenz, die am Ende der Gesundheit der Arbeitnehmer zuträglich ist. Kombinierte Systeme wie unser Mitarbeiterportal bieten weitere Funktionen wie Diensttauschmöglichkeiten. Sie schaffen damit weitere Vorteile und sorgen langfristig für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

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