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Der Begriff Personaleinsatz beschäftigt sich mit der wohl wichtigsten Ressource von Unternehmen: den Mitarbeitern. Der richtige Personaleinsatz stellt durch eine optimale Zuordnung und Verwaltung der Mitarbeiter sicher, dass zu jeder Zeit die benötigten Arbeitskräfte verfügbar sind, um die betrieblichen Anforderungen zu erfüllen. Ein effektiver Personaleinsatz trägt so dazu bei, die Produktivität im Unternehmen zu steigern, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Kosten zu kontrollieren.

Inhalt

↓ Definition Personaleinsatz
↓ Das macht den internationalen Personaleinsatz aus
↓ Beispiele für die verschiedenen Formen der Personaleinsatzplanung
↓ Die verschiedenen Phasen des Personaleinsatzprozesses
↓ Rechtliche Rahmenbedingungen für den Arbeitseinsatz
↓ Checkliste: Darauf kommt es bei Software für den Personaleinsatz an
↓ 5 Tipps rund um die Planung des Personaleinsatzes
↓ Wie lässt sich der Personalbedarf ermitteln?
↓ Worin bestehen die Ziele der Personaleinsatzplanung?
↓ Wie kann Software die Personaleinsatzplanung unterstützen?

Definition Personaleinsatz

Unter dem Personaleinsatz wird der Teilbereich des Personalwesens verstanden, der das Personal den Arbeitsplätzen im Unternehmen zuordnet. Quantitative, qualitative, zeitliche und örtliche Aspekte sind dabei von zentraler Bedeutung. Es geht somit nicht darum, jede Stelle mit einem beliebigen Mitarbeitenden zu besetzen, sondern um einen gezielten Einsatz des vorhandenen Personals. Nur so kann eine effiziente und qualitative Arbeit gewährleistet werden. Und das ist wiederum die Basis für den unternehmerischen Erfolg. Der Personaleinsatz ist also eine der Schlüsselpositionen im Unternehmen, wenn es um die Wettbewerbsfähigkeit geht.

Das macht den internationalen Personaleinsatz aus

Insbesondere in großen Unternehmen ist oft auch von einem internationalen Personaleinsatz die Rede. Typischerweise geht es dabei um die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland. Global agierende Unternehmen mit Standorten in aller Welt widmen nutzen einen internationalen Personaleinsatz, um überall kompetentes Personal in ausreichender Zahl zur Verfügung zu haben. So werden z.B. Mitarbeiter aus Deutschland an einen ausländischen Standort geschickt, oder Mitarbeiter aus dem Ausland in Deutschland eingesetzt. Vor allem aufgrund des aktuell starken Personalmangels sind Kräfte aus dem Ausland zunehmend die Lösung.

Für Unternehmen ist der internationale Personaleinsatz ein probates Mittel, das perfekt in die Zeit zunehmender Globalisierung passt. Gleichzeitig dürfen aber auch die psychologischen Effekte auf die Mitarbeiter nicht außer Acht gelassen werden. Arbeitseinsätze im Ausland können eine immense Belastung darstellen. Daher sollte der Mitarbeiter dazu bereit sein und gegebenenfalls seine Familie mitnehmen können. Das Unternehmen kann den internationalen Einsatz erleichtern, indem es beispielsweise für eine Wohnung sorgt.

Beispiele für die verschiedenen Formen der Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung gibt es unterschiedliche Formen, die unterschieden werden müssen:

• Quantitative Personaleinsatzplanung
  Im Rahmen der quantitativen Personaleinsatzplanung geht es darum, dass der bestehende Personalbedarf mit der entsprechenden Zahl an Mitarbeitenden abgedeckt wird.
• Qualitative Personaleinsatzplanung
  Die qualitative Personaleinsatzplanung achtet darauf, dass die Kenntnisse und Kompetenzen der Mitarbeiter zu den Anforderungen der jeweiligen Positionen passen. Es geht somit darum, sicherzustellen, dass das richtige Personal der passenden Tätigkeit zugewiesen wird.
• Zeitliche Personaleinsatzplanung
  Saisonale Schwankungen im Bereich des Arbeitsanfalls spielen bei der zeitlichen Personaleinsatzplanung eine zentrale Rolle. Es geht also um das Ziel, dass zur richtigen Zeit ausreichend Personal zur Verfügung steht.

Die verschiedenen Phasen des Personaleinsatzprozesses

Im Kontext des Personaleinsatzes sind nicht nur die verschiedenen Formen der Personaleinsatzplanung wichtig. Auch die verschiedenen Phasen des Personaleinsatzprozesses müssen beachtet werden. Der Personaleinsatz lässt sich demnach in die folgenden Phasen unterteilen:

• Personalzugang
• Personalhaupteinsatz
• Personalabgang

Rechtliche Rahmenbedingungen für den Arbeitseinsatz

Unternehmen nehmen in erster Linie einen ökonomischen Standpunkt ein, wenn es um Arbeitseinsätze geht. Sie wollen eine größtmögliche Effizienz erreichen und eine hohe Qualität erzielen. Die rechtlichen Aspekte des Arbeitseinsatzes dürfen allerdings auch nicht außer Acht gelassen werden. Das Stechuhr-Urteil des EuGH ist beispielsweise von großer Bedeutung für die Zeiterfassung. Wenn es unter anderem um die maximale Arbeitszeit geht, ist hingegen das Arbeitszeitgesetz die relevante Rechtsgrundlage. Bei der Planung von Arbeitseinsätzen spielt das Arbeitsrecht folglich immer eine nicht zu verachtende Rolle.

Checkliste: Darauf kommt es bei Software für den Personaleinsatz an

Die Planung des Personaleinsatzes kann prinzipiell auch manuell erfolgen. Stift und Papier reichen theoretisch aus, sind aber für die meisten Unternehmen kein Mittel für eine zeitgemäße Personaleinsatzplanung. Hier kommt spezielle PEP-Software ins Spiel, die die gesamte Belegschaft sowie die anfallenden Tätigkeiten erfasst. Mehr oder weniger automatisiert erstellt verteilt die Software die verfügbaren Mitarbeiter auf die anfallenden Dienste und erstellt so optimale Dienstpläne. Bei der Auswahl einer passenden Software sollte man auf die folgenden Kriterien Rücksicht nehmen:

• Funktionsumfang
• Kompatibilität
• Bedienkomfort
• Support
• Aktualität
• Kosten

Weiterhin ist sicherzustellen, dass die Personaleinsatzplanung zur jeweiligen Unternehmensgröße passt. Spezielle Lösungen für KMU richten sind an kleine Unternehmen mit überschaubarer Belegschaft. Andere Systeme sind für eine hohe Zahl an Mitarbeitenden konzipiert und können auch einer komplexen Personaleinsatzplanung gerecht werden.

5 Tipps rund um die Planung des Personaleinsatzes

Die Personaleinsatzplanung ist eine der großen Herausforderungen des Personalwesens. Mit fachlicher Kompetenz und viel Erfahrung lässt sich die PEP jedoch meistern. Im Zuge dessen schadet es zudem nicht, die folgenden Tipps zu beherzigen:

• Denken Sie bei der Personalbedarfsplanung auch an etwaige Personalausfälle
• Nehmen Sie bei der Planung des Personaleinsatzes auch Rücksicht auf die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter
• Pflegen Sie in Zusammenhang mit der Personaleinsatzplanung eine offene und deutliche Kommunikation mit den Mitarbeitern
• Planen Sie den Personaleinsatz konkret und erhalten Sie sich dennoch ein gewisses Maß an Flexibilität, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können!

Wie lässt sich der Personalbedarf ermitteln?

Die Frage nach dem Personalbedarf stellt sich in Zusammenhang mit dem Personaleinsatz immer wieder. Bevor die Personaleinsatzplanung stattfinden kann, muss der personelle Bedarf feststehen. Zunächst geht es um den Einsatzbedarf. Einerseits muss der gesamte Arbeitsaufwand ermittelt werden, andererseits geht es um die Arbeitszeit pro Mitarbeiter. Auf diese Art und Weise lässt sich der quantitative Personalbedarf ermitteln. Dass zugleich auch auf die Qualifikationen Rücksicht genommen werden muss und ein Reservebedarf eingeplant werden sollte, darf nicht vergessen werden.

Worin bestehen die Ziele der Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung versteht sich als der Planungsprozess rund um den Personaleinsatz. Ihr Ziel besteht somit darin, kompetente Mitarbeiter in adäquater Zahl dem richtigen Arbeitseinsatz zuzuordnen. Die personellen Kapazitäten des Unternehmens und der Personalbedarf sind somit die zentralen Faktoren, denen die PEP gerecht werden will.

Wie kann Software die Personaleinsatzplanung unterstützen?

Die Koordination des Personals kann sehr herausfordernd sein. Moderne Software erweist sich hier als große Hilfe, weil sie die Personaleinsatzplanung übersichtlich und effizient gestaltet. Heutige Workforce Management Systeme automatisieren den Personaleinsatz größtenteils und sorgen für eine Anbindung an die Zeitwirtschaft sowie andere Disziplinen des Personalwesens. Die richtige Software zur Personaleinsatzplanung hebt das Human Resource Management somit auf ein neues Niveau und leistet einen wichtigen Beitrag zur Effizienz im Unternehmen.

Zusammenfassung

Der Personaleinsatz beschäftigt sich mit der nahezu wichtigsten Ressource im Unternehmen: den Mitarbeiter. Nur wenn alle Mitarbeiter zu jeder Zeit am richtigen Ort und mit den richtigen Qualifikationen eingesetzt werden, kann man von einem optimalen Personaleinsatz sprechen. Wenn sich aber der Personalmangel oder auch Fehlplanungen bemerkbar machen, wird offensichtlich, wie entscheidend der Personaleinsatz den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens beeinflusst. Professionelle Software wie die plano Personaleinsatzplanung ist hier heutzutage ein Muss und auch für kleine Unternehmen eine große Erleichterung. Nur so kann sichergestellt werden, dass kompetente Mitarbeiter zu jeder Zeit dort im Einsatz sind, wo sie gebraucht werden.

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→ Personaleinsatzplanung von plano